Adjointe Administrative

Venez bâtir votre carrière chez Aecon!

En tant que dirigeant canadien en matière de développement d'infrastructures, Aecon construit de façon sécuritaire et durable ce qui est important pour que les générations futures puissent s'épanouir! Nous menons certains des projets d'infrastructure les plus importants de notre génération, nous sommes à la tête de changements transformationnels dans les domaines du transport et de l'énergie, et nous nous associons chaque jour pour construire, connecter, alimenter en énergie et renforcer nos communautés.

Chez Aecon, vous pouvez compter sur:

• La sécurité d'abord. C'est notre première valeur fondamentale. Si nous ne pouvons pas le faire en toute sécurité, nous ne le faisons pas du tout.
• L'intégrité. Nous donnons l'exemple, avec humilité et courage.
• L'imputabilité. Nous avons a cœur de respecter nos engagements.
• L'inclusion. Nous offrons des occasions équitables à tous.

Nous dirigeons le secteur des infrastructures avec détermination et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. C'est pourquoi nous investissons dans nos employés, tout comme ils investissent en nous! 

Chez Aecon, nous:

• Veillons à ce que vous et votre famille receviez les services nécessaires à votre bien-être mental, émotionnel et physique
• Croyons qu'il est important de vous aider à bâtir votre carrière grâce à notre Université d'Aecon et à nos programmes de leadership.
• Sommes déterminés à soutenir et à investir dans des environnements de travail inclusifs, grâce à des initiatives telles que la formation sur l'équité, la diversité et l'inclusion, nos programmes Femmes en construction d'Aecon, Aecon Diversity in Trades, et nos groupes de ressources pour les employés (GRE), afin de nous assurer que nous intégrons l'inclusion dans tous les aspects de notre culture chez Aecon.
• Sommes un dirigeant dans le domaine de la construction durable.  Nous nous engageons fermement à assumer notre responsabilité opérationnelle en réduisant au minimum notre impact sur l'environnement et les collectivités avoisinantes.

Le succès de notre entreprise repose sur une exécution solide et une amélioration continue, grâce à la diversité, à l'expertise et au travail d'équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche d'esprits innovateurs et collaboratifs pour rejoindre notre communauté Aecon, la meilleure de sa catégorie!

Quelle est l'opportunité

Sous la direction du directeur de projet, le.la titulaire du poste apporte un soutien administratif à la direction et à l’équipe de gestion.

Principales responsabilités  

• Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction ;
• Préparer le rapport d’avancement mensuel ;
• Élaborer les procès-verbaux du comité exécutif et assister le directeur de projet pour le suivi des actions 
• Organiser et gérer les réunions et l’agenda du Directeur de projet ;
• Supporter l’équipe de gestion de projet dans l’élaboration des dossiers de soumission pour appel d’offres ;
• S'assurer de collecter les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet des différents départements concernés ;
• Produire la lettre d’adjudication de contrat ;
• Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel ;
• Documenter et tenir à jour le cheminement des appels d’offres ;
• Produire les procès-verbaux des réunions de gestion ;
• Produire les contrats pour adjudications des lots de sous-traitances ;
• S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs ;
• Tenir à jour divers registres ;
• Maintenir à jour la liste des employés et l’organigramme ;
• Effectuer des demandes pour les accès au bureau et stationnement ;
• S’assurer des quantités suffisantes de fournitures de bureau et responsable de l’approvisionnement ;
• Gérer les demandes de signatures pour le DCHs et s’occuper des tâches connexes

Connaissances et experiences requises 

• Être titulaire d’un diplôme ou technique en administration ou secrétariat ;
• Posséder de 5 à 7 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
• Connaître le domaine de la construction est un atout ;
• Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française ;
• Maîtriser les logiciels de Microsoft Office ;
• Connaissance des logiciels de gestion de projets (exemple ACC, ACONEX, SAP) un atout
• Être rigoureux et minutieux;
• Faire preuve d’une grande polyvalence, d’initiative et avoir des aptitudes pour le travail au sein d’une équipe multidisciplinaire dans le domaine de la construction ;
• Posséder un grand sens de l’organisation ;
• Posséder des aptitudes en communication et faire preuve d’un grand esprit de collaboration ;
• Faire preuve de positivisme, de leadership et avoir une approche proactive et constructive ;
• Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions) ;
• Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers ;

Aecon favorise la diversité, l'inclusion et l'appartenance au sein de son organisation et dans l'ensemble de celle-ci. Nous invitons tout le monde à poser sa candidature, y compris les femmes, les minorités visibles, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre.

Nous nous engageons à respecter les objectifs et les exigences énoncés dans la Loi canadienne sur l'accessibilité (LCA) et à répondre aux besoins d'accessibilité des personnes handicapées en temps opportun, en mettant en œuvre les exigences de la LCA et de ses règlements d'application. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation en vertu de la LCA au cours d'une étape de la procédure de candidature, veuillez cliquer ici.