Assistant(e) De Direction

Date: 2023-01-25

Lieu de travail: Dorval, Québec, CA

Entreprise: Aecon

Build Your Career at Aecon

Aecon is proud to build some of the most impactful infrastructure projects of this generation. From the roads and transit systems that connect our communities, to the communication networks that link us from coast-to-coast, and the water infrastructure that supplies our businesses and homes. Our integral work includes constructing the pipelines that join provinces with the energy that fuels the nation, and the airports and ports that connect us all. Aecon is there, safely and sustainably building the future.  

 

We lead the infrastructure industry with purpose, and our people are at the heart of everything we do. Our business success relies on strong execution and continuous improvement – driven by the diversity, expertise and teamwork of our employees. We are always searching the globe for exceptional candidates to join the Aecon family and be a part of our forward-thinking, innovative, best-in-class organization!  

Sous la direction du directeur de projet et du gérant de projets, le titulaire du poste apporte un soutien administratif à la direction et à l’équipe de gestion.

 

Principales responsabilités  

  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction
  • Préparer les rapports d’avancement mensuel et les rapports exécutifs
  • Élaborer les procès-verbaux du comité exécutif et assister le directeur de projet pour le suivi des actions
  • Organiser et gérer les réunions et l’agenda du Directeur de projet, y, les documenter et en souligner l'importance 
  • Utiliser votre créativité et votre sens de l’initiative pour apporter des propositions d’amélioration continue dans nos différents outils administratifs 
  • Supporter l’équipe de gestion de projet dans l’élaboration des dossiers de soumission pour appel d’offres
  • S'assurer de collecter les divers formulaires nécessaires au démarrage du projet des différents départements concernés
  • Produire la lettre d’adjudication de contrat
  • Transmettre la revue de sous-traitance et autres documents au département contractuel
  • Documenter et tenir à jour le cheminement des appels d’offres
  • Produire les procès-verbaux des réunions d’approvisionnement avec le concepteur et le client
  • Produire les contrats pour adjudications des lots de sous-traitances
  • S’assurer d’obtenir tous les documents nécessaires lors de la remise des chèques aux sous-traitants et fournisseurs
  • Effectuer la correspondance administrative relative à la gestion d'un projet de construction 

 

Connaissances et experiences requises 

  • Être titulaire d’un diplôme ou technique en administration ou secrétariat
  • Posséder de 2 à 3 ans d’expérience dans une fonction similaire
  • Avoir une expérience équivalente en techniques juridiques, comptabilité et gestion 
  • Connaître le domaine de la construction est un atout
  • Posséder une bonne maîtrise de la grammaire française
  • Maîtriser les logiciels de Microsoft Office
  • Être bilingue français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est un atout
  • Connaître les logiciels de gestion de projets (exemple Procore, SAP) est un atout
  • Être rigoureux et minutieux
  • Faire preuve d’une grande polyvalence, d’initiative et avoir des aptitudes pour le travail au sein d’une équipe multidisciplinaire dans le domaine de la Construction 
  • Posséder un grand sens de l’organisation
  • Posséder des aptitudes en communication et faire preuve d’un grand esprit de collaboration
  • Faire preuve de positivisme, de leadership et avoir une approche proactive et constructive
  • Être flexible quant à l’horaire (lors des fermetures de soumissions)
  • Avoir la capacité de travailler sous pression avec de courts échéanciers
  • Faire preuve de polyvalence, d’autonomie, de rigueur et avoir des aptitudes pour le travail d’équipe
  • Avoir du plaisir à travailler en équipe, avec des gens dynamiques

 

What Makes us Aecon Proud:

  • Engaging and agile workplace culture, collaborative and inclusive teams
  • Commitment to sustainability and to becoming a net-zero company by 2050
  • Investing in our people through a variety of learning and development programs such as Aecon University, BluePrint leadership program, and Project Management Academy
  • Variety of wellness benefits, access to virtual health care, 100% employer-paid health and dental premiums, Employee Assistance Program, Best Doctors Program, and more.
  • Tuition reimbursement opportunities
  • Recognition and rewards through Aecon Accolades, Aecon Achievement Awards and more
  • Employee Stock Options, Short Term Incentive Program, Retirement Savings and Pension Plan

 

Aecon fosters diversity, inclusion and belonging within and across our organization. We welcome all to apply including, women, visible minorities, Indigenous peoples, persons with disabilities, and persons of any sexual orientation or gender identity. If you require accommodation during any step of the application process, please click here.