Coordonnateur.trice, Contrôle de documents / Coordinator, Document Control

Bâtissez une belle carrière chez Aecon

Aecon est fière de réaliser des projets d’infrastructure parmi les plus importants de notre génération. Et ce, qu’il s’agisse de routes et de réseaux de transport en commun qui relient nos collectivités, de réseaux de communication qui nous relient d’un océan à l’autre ou encore, d’infrastructures commerciales et résidentielles d’approvisionnement en eau. Notre travail comprend la construction de ports et d’aéroports qui ouvrent la porte sur le monde entier, ainsi que des pipelines qui relient les provinces et fournissent de l’énergie à tout le pays. Aecon est présente pour bâtir l’avenir de façon sécuritaire et durable. 

En tant que chef de file dans l’industrie de l’infrastructure, les ressources humaines sont au cœur de chaque décision que nous prenons. Le succès de notre entreprise repose sur une exécution rigoureuse et sur l’amélioration continue, et il est propulsé par la diversité, l’expertise et le travail d’équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche de talents exceptionnels souhaitant se joindre à la famille Aecon et faire partie de notre organisation avant-gardiste, novatrice et de premier ordre! 

 Quelle est l'opportunité ?

Aecon est actuellement à la recherche d'un coordonnateur du contrôle des documents pour se joindre à  l'équipe Civil Est du Canada, basé à Montréal. 

Ce que vous ferez ici :

Système de contrôle des documents

• Responsable du fonctionnement et de l'utilisation du système de contrôle des documents pour le projet ;
• Responsable de la création et de la mise à jour de la matrice de distribution des projets ;
• Fournit de la formation et du soutien à tous les membres de l'équipe de projet concernant les pratiques appropriées de contrôle des documents - cela peut s'étendre aux utilisateurs externes tels que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, les clients et d'autres tiers ;
• Identifie et adresse les problèmes de traitement ou d'autres problèmes de système au gestionnaire des contrôles de projet ou du contrôle des documents en temps opportun ;
• Cerner les possibilités d'amélioration continue des processus et surveiller les nouvelles solutions émergentes de logiciel .

Rapports

• Aider à la création, à la mise en œuvre et à la vérification d’un système de production de rapports pour faire le suivi de tous les documents de la RCN, du RAC, de la DDR, de la demande de changement et d’autres documents jugés essentiels par le projet du début à la fin ;
• Aider les équipes de projet à créer et à développer des rapports dans les systèmes EDMS.
• Aider à la préparation du rapport de fin de projet ; 
• Aide à la création, à la communication, à la mise en œuvre, à la maintenance et à la vérification de toutes les soumissions de contrats ;
• Aider à la création, à la communication, à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système de reporting pour suivre tous les RFI à travers les étapes clés de leur cycle de vie.

Documentation

• Superviser la réception, la saisie, le contrôle et l'accès de tous les documents du projet ;
• Attribuer les numéros de document de projet ou de dessin au besoin, conformément aux directives de la gestion de projet, de l'accord de projet et / ou des exigences du client ; 
• Responsable de l’atteinte et du maintien de haut niveau d'exactitude des saisies des métadonnées dans le système EDMS conformément aux procédures et aux exigences relatives aux métadonnées pour la production de rapports et la vérification ;
• Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système EDMS par toutes les parties internes et externes ;
• Assurer le respect des spécifications de délai d'exécution établies, de la réception des demandes au contrôle des documents à l'achèvement du traitement et de la distribution ;
• Responsable de l'archivage et de la conservation appropriés des documents après la construction, y compris selon les spécifications de l'accord de projet.

 Ce que vous apportez à l'équipe :

• Études postsecondaires – baccalauréat ou diplôme d'études collégiales préférés, ou expérience équivalente
• Un minimum de 1 à 5 ans d'expérience en contrôle de documents dans un environnement de projet de construction ou de site
• Expérience antérieure de travail avec ACONEX un atout
• Expérience antérieure de l'utilisation de la gestion électronique des documents et du système de contrôle des documents ainsi que dans le traitement de la conception et de la documentation des fournisseurs
• Aisance dans la maîtrise de la gestion électronique de fichiers (p. ex., Explorer et WinZip)
• Connaissance intermédiaire-avancée des logiciels de format de document portable tels qu'Adobe Acrobat et Bluebeam
• Connaissance pratique intermédiaire des applications de MS Office telles que : MS Project ; Excel ; Word, Outlook, Visio, Powerpoint
• Capacité de configurer, de créer et de gérer avec précision et efficacité les métadonnées de la documentation
• Capacité d'interpréter et de mettre en œuvre des processus, des procédures, des flux de travail et des normes
• Capacité de documenter les tâches de travail (instructions de travail)
• Bonnes compétences en communication écrite et verbale
• Compétences organisationnelles, avec une capacité éprouvée à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide

Aecon favorise la diversité, l'inclusion et l'appartenance dans l’ensemble de son organisation. Nous invitons tout le monde à poser leur candidature, y compris les femmes, les minorités visibles, les Autochtones, les personnes handicapées et les personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre.

Nous nous engageons à respecter les objectifs et les exigences énoncés dans la Loi sur l'accessibilité du Canada (LAC) et à répondre aux besoins d'accessibilité des personnes handicapées en temps opportun, en mettant en œuvre les exigences de la LAC et de ses règlements applicables. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation en vertu de la Loi sur l'accessibilité du Canada à n'importe quelle étape du processus de demande, veuillez cliquer ici.