Coordonnateur.trice, Contrôle de documents

Venez bâtir votre carrière chez Aecon!

En tant que dirigeant canadien en matière de développement d'infrastructures, Aecon construit de façon sécuritaire et durable ce qui est important pour que les générations futures puissent s'épanouir! Nous menons certains des projets d'infrastructure les plus importants de notre génération, nous sommes à la tête de changements transformationnels dans les domaines du transport et de l'énergie, et nous nous associons chaque jour pour construire, connecter, alimenter en énergie et renforcer nos communautés.

Chez Aecon, vous pouvez compter sur:

• La sécurité toujours. C'est notre première valeur fondamentale. Si nous ne pouvons pas le faire en toute sécurité, nous ne le faisons pas du tout.
• L'intégrité. Nous donnons l'exemple, avec humilité et courage.
• L'imputabilité. Nous avons a cœur de respecter nos engagements.
• L'inclusion. Nous offrons des occasions équitables à tous.

Nous dirigeons le secteur des infrastructures avec détermination et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. C'est pourquoi nous investissons dans nos employés, tout comme ils investissent en nous! 

Chez Aecon, nous:

• Veillons à ce que vous et votre famille receviez les services nécessaires à votre bien-être mental, émotionnel et physique.
• Croyons qu'il est important de vous aider à bâtir votre carrière grâce à notre Université d'Aecon et à nos programmes de leadership.
• Sommes déterminés à soutenir et à investir dans des environnements de travail inclusifs, grâce à des initiatives telles que la formation sur l'équité, la diversité et l'inclusion, nos programmes Femmes en construction d'Aecon, Aecon Diversity in Trades, et nos groupes de ressources pour les employés (GRE), afin de nous assurer que nous intégrons l'inclusion dans tous les aspects de notre culture chez Aecon.
• Sommes un dirigeant dans le domaine de la construction durable.  Nous nous engageons fermement à assumer notre responsabilité opérationnelle en réduisant au minimum notre impact sur l'environnement et les collectivités avoisinantes.

Le succès de notre entreprise repose sur une exécution solide et une amélioration continue, grâce à la diversité, à l'expertise et au travail d'équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche d'esprits innovateurs et collaboratifs pour rejoindre notre communauté Aecon, la meilleure de sa catégorie!

Quelle est l'opportunité ?

Aecon est actuellement à la recherche d'un coordonnateur du contrôle des documents pour se joindre à  l'équipe Civil Est du Canada, basé à Montréal. 

Ce que vous ferez ici :

Système de contrôle des documents

• Responsable du fonctionnement et de l'utilisation du système de contrôle des documents pour le projet ;
• Responsable de la création et de la mise à jour de la matrice de distribution des projets ;
• Fournit de la formation et du soutien à tous les membres de l'équipe de projet concernant les pratiques appropriées de contrôle des documents - cela peut s'étendre aux utilisateurs externes tels que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, les clients et d'autres tiers ;
• Identifie et adresse les problèmes de traitement ou d'autres problèmes de système au gestionnaire des contrôles de projet ou du contrôle des documents en temps opportun ;
• Cerner les possibilités d'amélioration continue des processus et surveiller les nouvelles solutions émergentes de logiciel .

Rapports

• Aider à la création, à la mise en œuvre et à la vérification d’un système de production de rapports pour faire le suivi de tous les documents de la RCN, du RAC, de la DDR, de la demande de changement et d’autres documents jugés essentiels par le projet du début à la fin ;
• Aider les équipes de projet à créer et à développer des rapports dans les systèmes EDMS.
• Aider à la préparation du rapport de fin de projet ; 
• Aide à la création, à la communication, à la mise en œuvre, à la maintenance et à la vérification de toutes les soumissions de contrats ;
• Aider à la création, à la communication, à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système de reporting pour suivre tous les RFI à travers les étapes clés de leur cycle de vie.

Documentation

• Superviser la réception, la saisie, le contrôle et l'accès de tous les documents du projet ;
• Attribuer les numéros de document de projet ou de dessin au besoin, conformément aux directives de la gestion de projet, de l'accord de projet et / ou des exigences du client ; 
• Responsable de l’atteinte et du maintien de haut niveau d'exactitude des saisies des métadonnées dans le système EDMS conformément aux procédures et aux exigences relatives aux métadonnées pour la production de rapports et la vérification ;
• Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système EDMS par toutes les parties internes et externes ;
• Assurer le respect des spécifications de délai d'exécution établies, de la réception des demandes au contrôle des documents à l'achèvement du traitement et de la distribution ;
• Responsable de l'archivage et de la conservation appropriés des documents après la construction, y compris selon les spécifications de l'accord de projet.

 Ce que vous apportez à l'équipe :

• Études postsecondaires – baccalauréat ou diplôme d'études collégiales préférés, ou expérience équivalente.
• Un minimum de 2+ ans d'expérience en contrôle de documents dans un environnement de projet de construction ou de site.
• Expérience antérieure de travail avec ACONEX un atout.
• Expérience antérieure de l'utilisation de la gestion électronique des documents et du système de contrôle des documents ainsi que dans le traitement de la conception et de la documentation des fournisseurs.
• Aisance dans la maîtrise de la gestion électronique de fichiers (p. ex., Explorer et WinZip).
• Connaissance intermédiaire-avancée des logiciels de format de document portable tels qu'Adobe Acrobat et Bluebeam.
• Connaissance pratique intermédiaire des applications de MS Office telles que : MS Project ; Excel ; Word, Outlook, Visio, Powerpoint.
• Capacité de configurer, de créer et de gérer avec précision et efficacité les métadonnées de la documentation.
• Capacité d'interpréter et de mettre en œuvre des processus, des procédures, des flux de travail et des normes.
• Capacité de documenter les tâches de travail (instructions de travail).
• Compétences organisationnelles, avec une capacité éprouvée à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
• Excellentes compétences en communication écrite et orale, en français et en anglais, car vous serez amené à communiquer avec les équipes de l'Ontario et du Québec.

Aecon favorise la diversité, l'inclusion et l'appartenance au sein de son organisation et dans l'ensemble de celle-ci. Nous invitons tout le monde à poser sa candidature, y compris les femmes, les minorités visibles, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre.

Nous nous engageons à respecter les objectifs et les exigences énoncés dans la Loi canadienne sur l'accessibilité (LCA) et à répondre aux besoins d'accessibilité des personnes handicapées en temps opportun, en mettant en œuvre les exigences de la LCA et de ses règlements d'application. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation en vertu de la LCA au cours d'une étape de la procédure de candidature, veuillez cliquer ici.