Gestionnaire du Contrôle des Documents

Venez bâtir votre carrière chez Aecon!

En tant que dirigeant canadien en matière de développement d'infrastructures, Aecon construit de façon sécuritaire et durable ce qui est important pour que les générations futures puissent s'épanouir! Nous menons certains des projets d'infrastructure les plus importants de notre génération, nous sommes à la tête de changements transformationnels dans les domaines du transport et de l'énergie, et nous nous associons chaque jour pour construire, connecter, alimenter en énergie et renforcer nos communautés.

Chez Aecon, vous pouvez compter sur:

• La sécurité toujours. C'est notre première valeur fondamentale. Si nous ne pouvons pas le faire en toute sécurité, nous ne le faisons pas du tout.
• L'intégrité. Nous donnons l'exemple, avec humilité et courage.
• L'imputabilité. Nous avons a cœur de respecter nos engagements.
• L'inclusion. Nous offrons des occasions équitables à tous.

Nous dirigeons le secteur des infrastructures avec détermination et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. C'est pourquoi nous investissons dans nos employés, tout comme ils investissent en nous! 

Chez Aecon, nous:

• Veillons à ce que vous et votre famille receviez les services nécessaires à votre bien-être mental, émotionnel et physique.
• Croyons qu'il est important de vous aider à bâtir votre carrière grâce à notre Université d'Aecon et à nos programmes de leadership.
• Sommes déterminés à soutenir et à investir dans des environnements de travail inclusifs, grâce à des initiatives telles que la formation sur l'équité, la diversité et l'inclusion, nos programmes Femmes en construction d'Aecon, Aecon Diversity in Trades, et nos groupes de ressources pour les employés (GRE), afin de nous assurer que nous intégrons l'inclusion dans tous les aspects de notre culture chez Aecon.
• Sommes un dirigeant dans le domaine de la construction durable.  Nous nous engageons fermement à assumer notre responsabilité opérationnelle en réduisant au minimum notre impact sur l'environnement et les collectivités avoisinantes.

Le succès de notre entreprise repose sur une exécution solide et une amélioration continue, grâce à la diversité, à l'expertise et au travail d'équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche d'esprits innovateurs et collaboratifs pour rejoindre notre communauté Aecon, la meilleure de sa catégorie!

Quelle est l’occasion?

Nous sommes un fournisseur de confiance de solutions intégrées de transport urbain de bout en bout. Des trains légers sur rail (TLR) aux métros et aux réseaux de trains de banlieue, les vastes ressources d’Aecon en planification, ingénierie, approvisionnement, construction et mise en service de projets d’infrastructure à grande échelle nous permettent de gérer tous les aspects d’un projet de transport, de la conception jusqu’à l’exploitation.

Nous sommes à la recherche d’un Gestionnaire du Contrôle des Documents expérimenté pour diriger les activités de gestion documentaire d’un important projet de transport ferroviaire au Québec. Ce rôle est essentiel pour assurer la conformité, l’efficacité et l’application des meilleures pratiques en contrôle documentaire à toutes les étapes du projet. Les candidats doivent être basés à Québec ou disposés à s’y relocaliser.

Ce que vous ferez ici:

• Élaborer et faire respecter les lignes directrices et responsabilités en matière de contrôle des documents.
• Mettre en place une équipe et un système de gestion documentaire alignés sur les besoins organisationnels, incluant l’initiation de plusieurs projets.
• Définir et mettre en œuvre les outils, systèmes, politiques et procédures pour un contrôle documentaire efficace.
• Agir comme point de contact principal pour le contrôle des documents auprès des parties prenantes internes et externes.
• Établir les meilleures pratiques et favoriser l’amélioration continue en gestion documentaire.
• Développer et mettre en œuvre des processus de travail tels que : contrôle de l’examen des documents d’exploitation et de maintenance, contrôle de l’examen des documents de conception/ingénierie, gestion de la correspondance, gestion des données contractuelles/fournisseurs, gestion des normes, normes de projet et numérotation documentaire.
• Concevoir et mettre en place des instructions de travail détaillées pour soutenir les procédures approuvées.
• Assurer l’entretien de tout l’équipement lié à la gestion documentaire (matériel, logiciels, etc.).
• Gérer le budget du département et l’effectif.
• Surveiller le rendement du personnel; offrir coaching, mentorat et formation.
• Mettre en place des systèmes de classement papier avec signatures originales lorsque requis.
• Promouvoir l’amélioration des flux de travail documentaires afin de réduire les délais.
• Favoriser une culture inclusive promouvant l’équité, accueillant des perspectives diversifiées et soutenant le développement de carrière.

Ce que vous apportez à l’équipe:

• Minimum de 10 ans d’expérience en contrôle documentaire dans un environnement de projet ou de chantier de construction, dont plus de 5 ans dans un rôle de leadership.
• Expertise avérée dans tous les aspects du contrôle des documents (conception, mise en œuvre, gestion), incluant les systèmes, processus, procédures et outils logiciels.
• Capacité à définir des objectifs de programme et à élaborer des normes/procédures pour divers types de gestion documentaire en ingénierie et construction.
• Expérience dans des environnements de projets en démarrage, rapides et sous échéanciers serrés.
• Connaissance de la terminologie liée à l’ingénierie ferroviaire, à l’exploitation et à la maintenance (un atout).
• Maîtrise des applications de gestion documentaire/EDMS (ex. : Aconex, SharePoint).
• Solides compétences avec la suite Microsoft Office.
• Engagement envers l’inclusion et la diversité.
• Bilinguisme français‑anglais requis.
• Doit être basé à Québec ou disposé à s’y relocaliser.

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What Is the Opportunity? 
 

We are a trusted provider of end-to-end integrated Urban Transportation Solutions. From Light Rail Transit (LRT) to subways and commuter rail systems, Aecon’s expansive resources for planning, engineering, procuring, building and commissioning large-scale infrastructure projects means we can handle all aspects of a transit project, from conception through operation.

We are seeking an experienced Document Control Manager to lead document management activities for a major infrastructure project in Quebec. This role is critical in ensuring compliance, efficiency, and best practices in document control across all phases of the project. Candidates must be local to Quebec City or willing to relocate.

What You Will Do Here:

• Develop and enforce document control guidelines and responsibilities.
• Implement a document management team and system aligned with organizational needs, including project initiation for multiple projects.
• Define and implement tools, systems, policies, and procedures for effective document control.
• Serve as the primary point of contact for document control with internal and external stakeholders.
• Establish best practices and drive continuous improvement in document management.
• Develop and implement work processes such as Operations & Maintenance Document Review Control, Design/Engineering Document Review Control, Correspondence Control, Contract/Vendor Data Management, Standards Management, and Project Standards and Document Numbering
• Design and implement detailed work instructions to support approved procedures.
• Ensure maintenance of all document management equipment (hardware, software, etc.).
• Manage department budget and headcount.
• Monitor staff performance, provide coaching, mentoring, and training.
• Set up hard copy filing systems with wet signatures if required.
• Champion improved document workflows to reduce timelines.
• Foster an inclusive culture that promotes equity, welcomes diverse perspectives, and supports career progression.

What You Bring to the Team:

• Minimum 10 years’ experience in document control within a construction project/site environment, including 5+ years in a leadership role.
• Proven expertise in all aspects of document control (design, implementation, management), including systems, processes, procedures, and software tools.
• Ability to define program objectives and develop standards/procedures for diverse engineering and construction document management activities.
• Experience in fast-paced, startup project environments with tight timelines.
• Knowledge of rail engineering, operations, and maintenance terminology (asset).
• Proficiency in computerized Document Management applications/EDMS (e.g., Aconex, SharePoint).
• Strong Microsoft Office Suite skills.
• Commitment to inclusion and diversity.
• Bilingual in French and English is required.
• Must be local to Quebec City or willing to relocate.

Aecon s'engage à assurer un processus de recrutement accessible et inclusif. Si vous êtes une personne en situation de handicap et avez besoin de mesures d’adaptation, veuillez communiquer avec notre équipe responsable des mesures d’adaptation à l’adresse suivante: accommodation@aecon.com.

Lors de l’envoi de votre demande, veuillez inclure l’ID du poste, le titre du poste et le nom du recruteur (mon nom) dans le courriel. Nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes de mesures d’adaptation dans un délai de 48 heures. Toutes les informations relatives à ces demandes seront traitées de manière strictement confidentielle.

Dans le cadre de notre engagement envers des pratiques d’embauche équitables et transparentes, Aecon peut utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour aider à la présélection et à l’examen des candidatures. Ces outils sont utilisés de manière responsable et conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée ainsi qu’à la Politique d’utilisation de l’IA d’Aecon. Toutes les décisions finales sont prises par des membres qualifiés de l’équipe Aecon.