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Date: 
Location: 

Montreal, QC, CA

Operating Sector:  Civil East

Contrôleur de documents junior

Chez Aecon, nous construisons l’avenir et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. Nous sommes toujours à la recherche de talents exceptionnels pour travailler sur nos portefeuilles de projets passionnants et en constante expansion. Nous nous efforçons d'être la première entreprise d'infrastructure canadienne et le premier employeur de choix dans notre industrie.

 

 

 

Aperçu du poste

Relevant du gestionnaire du contrôle des documents (soumissions) à Toronto, ce poste de niveau d'entrée sera basé à Montréal et sera responsable du traitement, de l'émission, de la reproduction et du dépôt des documents d'ingénierie et de construction.

 

Principales responsabilités

• Aider au fonctionnement et à l'utilisation du système «SharePoint» pour le projet basé à Montréal

  • Dépanner au besoin (liaison avec le service informatique).
  • Maintenir les distributions des bibliothèques.
  • Maintenir une matrice des participants.
  • Utiliser et mettre à jour une matrice de distribution de projet à utiliser dans la communication de la documentation, mémo ou e-mail dans les systèmes DMS.

• Aider au fonctionnement et à l'utilisation du système «Aconex» pour le projet

  • Fournir des conseils aux membres de l'équipe au besoin.
  • Dépanner au besoin (liaison avec le Helpdesk Aconex).
  • Maintenir les groupes de distribution.
  • Maintenir une matrice des participants.
  • Utiliser et mettre à jour une matrice de distribution de projet à utiliser dans la communication de la documentation, mémo ou e-mail dans les systèmes DMS.

• Métadonnées

  • Responsable d'atteindre et de maintenir un haut niveau de précision dans la capture des métadonnées dans le système DMS conformément aux procédures et aux exigences en matière de métadonnées pour les rapports / audits.
  • Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système DMS par toutes les parties internes et externes.

• Service client

  • Fournir un soutien à tous les participants au projet concernant les pratiques de contrôle des documents de projet. Cela peut s'étendre à des utilisations externes telles que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, tous les tiers et les clients.
  • Identifier et faire remonter les problèmes de traitement ou autres problèmes système au responsable du contrôle des documents du projet en temps opportun.
  • Mise en évidence immédiate dans la gestion du contrôle des documents si les objectifs de traitement ne peuvent pas être atteints (délai de 24 heures).
  • Maintenir la confidentialité de toute la documentation du projet.
  • Assurer un délai de 24 heures entre la réception des demandes et le contrôle des documents jusqu'à l'achèvement du traitement et de la distribution.

• Effectuer des tâches administratives, notamment;

  • Téléchargement de documents sur le système DMS.
  • WinZip.
  • Compte-rendu de la réunion.

• Procédures

  • Participer à d'autres initiatives de contrôle des documents de projet ou à des tâches de gestion des données.

• Documentation

  • Attribution des numéros de document / dessin de projet selon les besoins selon les directives du responsable du contrôle des documents.
  • À l'aide d'Aconex, aider à la création / la communication / à la mise en œuvre et à la maintenance d'un système de rapport pour suivre par l'expéditeur toutes les demandes d'informations depuis la date de réception par Aecon, jusqu'au retour de la réponse à la partie d'origine. Rapport sur toutes les réponses en retard.
  • Superviser la réception, la capture, le contrôle et l'accès de tous les documents de soumission.

 

Connaissances et experience requises

• Études postsecondaires - Baccalauréat ou diplôme d'études collégiales (de préférence)
• Solides compétences en communication écrite et verbale
• Grand souci du détail
• Solides compétences organisationnelles
• Envie d'apprendre
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
• 2 ans d'expérience en contrôle de documents dans un environnement de projet d'ingénierie ou dans un rôle de gestion de données (de préférence)
• Expérience de l'utilisation de la gestion électronique des documents et d’un système de contrôle des documents (de préférence)
• Capacité à comprendre et à suivre les processus, les procédures, les flux de travail et les normes
• Expérience de travail dans un environnement d'équipe avec un fort accent sur le service à la clientèle
• Connaissance pratique intermédiaire des applications Microsoft Office telles que, mais sans s'y limiter:

  • Projet MS
  • Excel
  • Word
  • Outlook
  • Powerpoint

• Connaissance pratique intermédiaire des logiciels de format de document portable tel que, mais sans s'y limiter;

  • Adobe Acrobat
  • Bluebeam
  • Pega

• Maîtrise de la gestion de fichiers électronique, par exemple Explorer et WinZip
• Capacité et flexibilité d’apprendre rapidement d’autres outils logiciels au besoin
• Capacité à établir des relations avec les membres de l'équipe immédiats et distants
• Expérience antérieure dans le traitement de la documentation de conception et du fournisseur (de préférence)

• Bilingue (français / anglais) requis

 

 

Aecon a la ferme intention de favoriser la diversité au sein et à travers notre organisation. Nous souhaitons la bienvenue à ceux qui contribueraient à la diversification de notre personnel, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les minorités visibles, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre.

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