Position Title:  Coordonnateur(trice), Gestion documentaire

Bâtissez votre carrière chez Aecon

Aecon est fière de construire certains des projets d'infrastructure les plus marquants de cette génération. Qu'il s'agisse des routes et des réseaux de transport en commun qui relient nos collectivités, des réseaux de communication qui nous relient d'un océan à l'autre ou de l'infrastructure hydraulique qui alimente nos entreprises et nos foyers. Notre travail intégral comprend la construction des pipelines qui relient les provinces à l'énergie qui alimente la nation, ainsi que les aéroports et les ports qui nous relient tous. Aecon est là pour construire l'avenir de manière sûre et durable.  

Nous dirigeons l'industrie des infrastructures avec détermination, et nos employés sont au cœur de tout ce que nous faisons. Notre succès commercial repose sur une exécution solide et une amélioration continue, grâce à la diversité, à l'expertise et au travail d'équipe de nos employés. Nous sommes toujours à la recherche de candidats exceptionnels pour rejoindre la famille Aecon et faire partie de notre organisation avant-gardiste, innovatrice et de premier ordre !  

Vue d’ensemble du poste

Relevant du Directeur, IDD, ce poste sera basé dans la région de Montréal, au bureau ou sur chantier et sera responsable du traitement, de la délivrance, de la reproduction et du classement des documents d’ingénierie et de construction, afin d’assurer l’exactitude et la rapidité d’exécution des projets et soumissions.

Une formation complète sera offerte pour ce poste.

Principales responsabilités

Aider au fonctionnement et à l’utilisation du système « SharePoint » pour les projets

• Dépanner au besoin (liaison avec l’informatique)
• Maintenir la sécurité de la base de donnée

Aider au fonctionnement et à l’utilisation du système « Aconex » pour les projets ou les soumissions.

• Fournir aux membres de l’équipe des conseils au besoin
• Dépannez au besoin (liaison avec le service d’assistance Aconex)
• Gérer les groupes de distribution
• Tenir à jour une matrice de participants
• Utiliser et mettre à jour une matrice de distribution de projet pour l’utiliser dans la communication de la documentation par transmission, note de service ou e-mail dans les systèmes DMS

Métadonnées

• Responsable de l’atteinte et du maintien d’un haut niveau d’exactitude dans la saisie de métadonnées dans le système de EDMS conformément aux procédures et aux exigences relatives aux métadonnées pour la production de rapports et la vérification
• Gérer et coordonner les métadonnées et le processus de stockage des documents dans le système EDMS par toutes les parties internes et externes

Soutien à la clientèle

• Aider à fournir un soutien à tous les participants des projets en ce qui concerne les pratiques de contrôle des documents de projet. Cela peut s’étendre à des utilisations externes telles que les fournisseurs, les entrepreneurs, les consultants, tous les tiers et les clients
• Identifier et transmettre les problèmes de traitement ou d’autres problèmes de système au gestionnaire du contrôle des documents du projet en temps opportun
• Mise en évidence de la gestion du contrôle des documents immédiatement si les objectifs de traitement ne peuvent pas être atteints (délai d’exécution de 24 heures)
• Maintenir la confidentialité de toute la documentation du projet
• Aider à assurer le délai de 24 heures entre la réception des demandes et le contrôle des documents et l’achèvement du traitement et de la distribution
• Effectuer des tâches administratives, y compris;
  • Téléchargement de documents vers le système DMS
  • WinZip
  • Procès-verbal de la réunion (Scribe et préparation)

Procédures

• Participer à d’autres initiatives de contrôle des documents des projets ou à des tâches de gestion des données sous la direction du gestionnaire de contrôle des documents du projet ou des soumissions.

Documentation

• Attribuer les numéros des documents de projet et des dessins au besoin, conformément aux directives des gestionnaires et aux procédures
• En utilisant Aconex, aider à la création / communication / mise en œuvre et à la maintenance d’un système de déclaration pour suivre par l’auteur toutes les DDR à partir de la date de réception par Aecon, jusqu’au retour de la réponse à la partie d’origine Rapport sur toutes les réponses en retard
• Aider à la réception, à la saisie, au contrôle et à l’accès de tous les documents d’offre
• Et toutes les autres tâches assignées

Qualifications et expérience

• Études postsecondaires – Baccalauréat ou diplôme d’études collégiales (préféré)
• Solides compétences en communication écrite et verbale en Français et Anglais
• Forte attention aux détails
• Solides compétences organisationnelles
• Volonté d’apprendre
• Capacité en multitâche et de respecter les délais dans un environnement au rythme rapide
• 0-2 ans d’expérience antérieure en contrôle de documents dans un environnement de projet d’ingénierie ou un rôle de gestion de données (de préférence)
• Expérience dans l’utilisation du système de gestion électronique des documents un atout
• Capacité de comprendre et de suivre les processus, les procédures, les flux de travail et les normes
• Expérience de travail dans un environnement d’équipe avec un fort accent sur le service à la clientèle
• Connaissance pratique intermédiaire des applications Microsoft Office telles que, mais sans s’y limiter:
• • Projet MS
  • Excel
  • Mot
  • Perspectives
  • Powerpoint
  • Connaissance pratique intermédiaire des logiciels de format de document portable tels que, mais sans s’y limiter;
    • Adobe Acrobat
    • Bluebeam (préféré)
• Maîtrise de la gestion électronique des fichiers, par exemple Explorer et WinZip
• Capacité et flexibilité d’apprendre rapidement d’autres outils logiciels au besoin
• Capacité d’établir des relations avec les membres de l’équipe immédiate et distante
• Expérience antérieure dans le traitement de la documentation de conception et du fournisseur

Aecon a la ferme intention de favoriser la diversité au sein et à travers notre organisation. Nous souhaitons la bienvenue à ceux qui contribueraient à la diversification de notre personnel, y compris, mais sans s'y limiter, les femmes, les minorités visibles, les peuples autochtones, les personnes handicapées et les personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre.

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